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** メール予約 **

* ホテルを探したが空室がない *

希望に沿うようなホテルを オンライン予約 で探しても、「空室がありませんでした」という表示が出ることが、しょっちゅうあります。
また「取り扱いがございません」ということも、しょっちゅうあります。

混み合うシーズン、大きなイベント・見本市などがあるとき、宿泊したい日の直前の予約では、本当に満室になっているのです。
しかし、それ以外の時期では、実際はホテルに空室があることが多いです。

→「さて、どうするか・・・??」

* ホテルに直接メールを送る *

オンライン予約サイトや、旅行会社で「空室なし」ということでも、実際は空室があることが多いです。
さて、そのホテルをどうやって予約するか・・・。

答えは 2つあります。

  • ホテルの公式サイトから予約を入れる
  • ホテルの公式サイトに書いてある予約フォームか、メールアドレスへメールを送る

全世界で展開している大きなホテルチェーンに加盟しているホテルでは、ホテルチェーンの公式サイトですと予約が取りやすいです。

  • ホテルの公式サイトに、予約フォームがある場合
    予約フォームからメールを送る場合は、とても簡単です。
    英語で必要事項を記入するだけです。
  • ホテルの公式サイトに、予約フォームがない場合
    英語で予約を入れたい旨のメールを送ることになります。
    文例を用意してありますので、参考にしてください。

- ホテル予約メールの文例 -

空室・料金・問い合わせ 予約を入れる
To reservation desk, ***** Hotel,

I'm planning to stay at your hotel in Feb. 2012.
Please kindly reply these 3 questions.
I'm looking forward to hearing from you as soon as possible.

Q1. Vacancy
Do you have a room for stay 9 nights (or 11 nights)?
- check-in, 7-Feb-2011 Tue.
- check-out, 16-Feb-2011 Fri. (or 18-Feb-2011 Sat.)
- number of guests - 2 adults

Q2. Late check-out
Do you charge additional fee for late check-out?
How much is the fee?
We would like check-out at 8:30 p.m.

Q3. Airport transfer fee
How much is for round-trip transfer?
Our flight is
- arrival at TRV, Tiger Airways Flight #2612 at 23:15 hrs.
- departure from TRV, Tiger Airways Flight #2613 at 00:15 hrs.

Regards,
Kazuya
Dear sir/madam, ***** Hotel,

Thank you for prompt reply.
I would like to reserve a room, airport transfer and yoga class as below.
Please kindly send confirmation e-mail as soon as possible.

I have 2 more questions.
Please answer in your confirmation e-mail.

Q1.
Is the 11-nights-stay enough to ayurveda holiday?
If our stay is enough length to ayurveda and we need it, I'll inform you as soon as possible.

Q2.
Do you accept US$ travelers' cheque for whole payment during our stay?
Or shall I exchange US$ cheque into Rupees at exchanger or your hotel?

Thank you.

--- details of booking ---

1. Room booking
- check-in time & date; circa 11:50 p.m., 7-Feb-2012, Tue.
- check-out time & date; 9:00 p.m., 18-Feb-2012, Sat. (late check-out without additional charge)
- number of nights; 11 nights
- number of room; 1 double room
- number of guests; 2 adults

2. Airport pick-up & drop-off booking (1,200 Rs as round trip)
- arrival flight; TR 2612, SIN 21:20 hrs - TRV 23:15 hrs on 7-Feb-2012, Tue.
- departure flight; TR 2613, TRV 00:15 hrs - SIN 07:15 hrs on 19-Feb-2012, Sun.

3. Yoga class booking
- number of participants; 2 adults (beginners)
- date of class; every morning at 6 a.m. from 8-Feb-2012 to 18-Feb-2012

If you have unclear matter, please do not hesitate contact me.

Regards,
Kazuya,

オンライン予約のときと同様、メールでの予約の際に注意しておくべき点は、

  • チェックイン日・チェックアウト日・宿泊日数
  • 部屋のタイプ(部屋のカテゴリー・ダブル/ツイン・禁煙/喫煙 など)
  • 代表者の方の名前
  • 予約と同時に宿泊料金を支払いか / 予約だけでチェックアウトの際に宿泊料金を支払いか
  • 支払い金額
    (現地の税金・サービス料が含まれているかどうか、要確認です)
  • キャンセルの条件
    (最も安い料金は、キャンセルしても全額払い戻し不可のことが多い)
  • 予約変更の条件
    (チェックイン日を変更すると、いったんキャンセルして、再度取り直しになる場合がほとんどです)
というところを必ず確認してください。

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